KD 3
MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

A. INDIKATOR

1. Mengikuti Prosedur K3
2. Pemeliharaan Mesin Kantor
3. Pengisian Format Pemakaian dan Perawatan Mesin
4. Penggantian Spare Part/Refill?Alat Mesin

 

B. MATERI
Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Jika peralatan rusak, pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki, kecuali ada peralatan cadangan.
1. MENGIKUTI PROSEDUR K3
I. Pengertian keamanan, kesehatan, dan keselamatan kerja
a. Keamanan kerja adalah unsur-unsur tersebut, lingkungan kerja juga harus aman. Syarat-syarat lingkungan kerja yang aman adalah sebagai berikut:

1. Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang jelas,
2. Adanya peraturan kerja yang fleksibel (tidak kaku),
3. Adanya penghargaan atas hak dan kewajiban pekerjaan,
4. Adanya hubungan social yang baik antara perusahaan dengan masyarakat setempat,
5. Adanya prosedur kerja sesuai dengan aturan SOP,
6. Adanya ruang kerja yang memenuhi standar SSLK (syarat-syarat lingkungan kerja), yaitu:

• Tempat kerja steril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin dan peralatan, dan bising,
• Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik,
• Lampu penerangan cukup memadai,
• Ventilasi dan sirkulasi udara yang seimbang,
• Adanya aturan kerja atau aturan keprilakuan (code of conduct).

 

b. Kesehatan kerja adalah bagian dari ilmu kesehaan sebagai unsur yang menunjang jiwa raga dan lingkungan kerja sehat. Kesehatan kerja meliputi kesehatan jasmani dan kesehatan rohani.
Unsur-unsur penunjang kesehatan lingkungan kerja di tempat kerja adalah sebagai berikut: 

• Adanya sarana prasarana dan peralatan kebersihan, kesehatan, dan keterriban, 
• Adanya tempat sampah yang memadai,
• Adanya WC yang memadai, 
• Adanya air yang memenuhi kebutuhan, 
• Ventilasi udara yang cukup, 
• Masuknya sinar matahari keruangan, 
• Adanya lingkungan alami, 
• Adanya kipas angina atau AC, 
• Adanya jadwal piket kebersihan, 
• Adanya petugas kebersihan.

 

c. Keselamatan kerja
Unsur-unsur penunjang keselamatan kerja, adalah sebagai berikut: Adanya unsur keamanan san kesehatan kerja seperti disebut sebelumnya, Adanya kesadaran dalam menajaga keamanan dan kesehatan kerja, Teliti dalam bekerja, Melaksanakan prosedur kerja dengan memeperhatikan keamanan dan keselamatan kerja.

 

II. TUJUAN K3
Tujuan keamanan dan kesehatan kerja adalah demi terciptanya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan setelah bekerja. Imbas bagi karyawan yang selamat adalah suatu keuntungan bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri.
 

 

2. PEMELIHARAAN MESIN KANTOR
Cara–cara memelihara dan merawat barang-barang kantor hendaknya memperhatikan cara-cara sebagai barikut: Selalu membersihkan barang secara teratur terutama setelah barang itu dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dengan yang tidak rusak , Selalu memperbaiki barang yang rusak , Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing (digudang dikunci, cukup ventilasi dan tidak lembab), Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar, Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang-barang kantorsesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya.
 

LANGKAH - LANGKAH PERAWATAN MESIN KANTOR
A. Perawatan dan pemeliharaan mesin stensil

• Bersihkan casing,
• Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usia, semua peralatan dibersihkan dengan menggunakan minyak tanah,
• Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula,
• Langkah terakhir mesin terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain, tidak dibenakan ditutup dengan bahan plastik.

 

B. Perawatan mesin fotokopi

• Bersihkan cover-cover agar mesin foto kopi dalam keadaan bersih dan sehat,
• Kalau kaca kotor bersihkan dengan alkohol,
• Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersebut telah habis, jika tidak memungkinkan lakukanlah tambahan bahan,
• Bersihkan transfer bawah,
• Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kecuali apabila ada pemindahan tempat, asalkan tidak melewati batas waktu 2 kali 24 jam,

 

C. Pemeliharaan mesin faksimili
1. Membersihkan print head

• Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,
• Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit (lever) kesebelah kanan penutup atas (top cover),
• Angkat printcartridge-nya,
• Bersihkan print head mesin anda dengan menggunakan kain halus atau kasa yang diberi cairan alkohol isoprofil,
• Tunggu sampai alkohol di print head benar-benar kering,
• Pasang kembali print catridge,
• Tutup penutup atas, dan tekan kedua sisi top cover sampai berbunyi “klik”,

 

2. Membersihkan scanner

• Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,
• Bukalah penutup atas dengan menekan ujung kanan mesin,
• Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunakan kain halus yang diberi alkohol, hati-hati jangan melipat white film atau menjatuhkan apapun kedalam mesin faks,
• Tutup kembali top cover,

 

3. Memasang tinta

• Bukalah penutup atas dengan ujung kanan mesin,
• Lepaskan print cadrigde yang berisi tinta dengan membalik gear biru berada di sudut kanan atas,
• Tutup kembali top cover,

 

 

3. PENGISIAN FORMAT PEMAKAIAN DAN PERAWATAN MESIN
A. FORMAT PEMAKAIAN MESIN
Format pemakaian disediakan untuk mengetahui tingkat pemakaian mesin sehingga dapat menentukan kapan kira-kira mesin tersebut harus mendapatkan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku-buku manual. Bentuk pemakaian format dapat berupa bermacam-macam, tergantung kepada selera yang merencanakan format tersebut.
 

B. FORMAT PEMELIHARAAN
Format pemeliharaan digunakan oeh teknisi (MR) untuk mengetahui riwayat perbaikan dari mesin. Dengan melihat kartu pemeliharaan, seorang teknisi akan dapat mengetahui/menentukan trouble shooting terhadap peralatan.
 

 

4. PENGGANTI SPARE PART/REFILL/ALAT MESIN
Me-replace adalah penggantian salah satu komponen dari mesin apabila komponen mesin tersebut telah mengalami kerusakan. Kerusakan yang dialami disebabkan karena seringnya pemakaian, sudah habis umur teknis, dan pemakaian yang tidak mengikuti prosedur. Apabila tidak dilakukan penggantian komponen akan berakibat fatal bagi mesin tersebut yang akhirnya tidak bisa dipergunakan lagi. Komponen yang digunakan untuk mengganti haruslah komponen yang disarankan oleh pabrikan yang mengeluarkan produk tersebut (komponen original).

KD 2
MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

A. INDIKATOR: 

1. Mengenali jenis-jenis mesin kantor
2. Mengoperasikan mesin kantor sesuai dengan teknik pengoperasiannya

B. MATERI 

Pengetahuan mengenai mesin-mesin kantor sangat diperlukan bagi setiap orang yang sudah atau akan memasuki dunia kerja, khususnya di perkantoran. Untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal, seseorang harus terampil mengoperasikan mesin kantor. Pengenalan berbagai mesin kantor dan cara mengoperasikannya dijelaskan secara detail dan sistematis sebagai berikut:

I.  JENIS-JENIS MESIN KANTOR
1. TENAGA PENGGERAK 

• MESIN MANUAL
• MESIN LISTRIK

2. CARA KERJA KOMPONEN MESIN

• MESIN MEKANIS
• MESIN ELEKTRONIK

3. FUNGSI

A. MENGHIMPUN DATA ATAU INFORMASI :

1.  MESIN JILID (binding machine)

Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya. 

Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:

• Mesin penjilid buku
• Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)

Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu:

• Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia)
• Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)

 2. STEPLER (hecht machine)

Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler. Berdasarkan bentuk dan kemampuannya, penjepret kertas dibedakan menjadi tiga, yaitu:

• Penjepret kertas kecil (kemampuan maksimal bisa menjepret kertas 10 lembar)
• Penjepret kertas sedang (mampu menjepret kertas 10-20 lembar)
• Penjepret kertas besar (mampu menjepret kertas 20-150 lembar)

B. MESIN PEMISAH

1. MESIN PEMBUKA SURAT (LETTER OPENER)
Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. Ditinjau dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua:

• Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)
• Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

2. MESIN PEMOTONG KERTAS
Ada dua jenis pemotong kertas yang masing-masing dibedakan berdasarkan ketebalannya.

• Guillotine, ukurannya lebih besar dibandingkan paper cutter dan berfungsi untuk memotong rata pinggir dari diktat, buku atau laporan dengan tebal maksimal 6 cm.
• Paper cutter, ukuranya lebih kecil dibandingkan guillotine dan berfungsi untuk memotong kertas maksimum 15 lembar, plastic sheet, aluminium foil, kulit dan offset plate.

3. MESIN PELUBANG KERTAS
Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat digolongkan menjadi tiga.

• Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain.
• Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter
• Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring.

4. MESIN PENGHANCUR DOKUMEN
Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

• Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.
• Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm

C. MESIN PENCATAT DATA

1. MESIN PENOMOR (NUMBERING MACHINE)
Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua:

• Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat sampai enam digit.
• Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit.

2. MESIN TIK (TYPE WRITER)
Mesin ketik atau mesin tik adalah sebuah mesin atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat mencetak huruf atau karakter tertentu pada sebuah medium, biasanya berupa kertas.

3. PENCETAK UANG KERTAS
Berdasarkan komponen dan cara kerja mesin dibedakan menjadi dua yaitu cash register listrik dan cash register elektronik.

D. MESIN PENGOLAH DATA

1. MESIN JUMLAH
Mesin jumlah mempunyai fungsi untuk penjumlahan, pengurangan dan perkalian (+, -, x) sederhana. Dari segi penggeraknya, mesin jumlah dapat dibedakan menjadi dua, yaitu mesin jumlah manual dan mesin jumlah listrik.

 

2. MESIN HITUNG
Menurut komponen dan cara kerjanya mesin hitung dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

• mesin hitung manual (manual calculating machine), digerakkan dengan tenaga tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.
• mesin hitung listrik (electric calculating machine), melakukan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian
• mesin hitung elektronik (electronic calculatiang machine), memiliki fungsi sama dengan mesin hitung manual dan elektrik.

3. KOMPUTER
Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Bisa juga untuk melakukan perhitungan, mencatat data, menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media komunikasi.

E. MESIN PENGGANDA

1. MESIN STENSIL MANUAL
Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya

2. MESIN STENSIL SPIRITUS
Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator)

3. MESIN FOTOCOPI
Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran.

F. MESIN KOMUNIKASI

• Telepon,
• Telex,
• Faksimile,
• Modem,
• Intercom,
• Radio paging,
• Teleprinter,
• Telefoto,
• Telecopier,
• Handy talky (HT),

G. MESIN MENGAMAN DAN PENYAMAN

• Pengaman data (data safes),
• Kipas angin (fan),
• Air conditioner (AC),
• Tirai udara (air curtai

H. MESIN PENGONTROL

• Mesin presensi,
• Close circuit television (CCTV).

II. MENGOPERASIKAN MESIN KANTOR
1. MESIN FOTOCOPY

• Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON,
• Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan,
• Pasang kertas secukupnya pada baki kertas,
• Persiapkan dokumen yang akan dikopi,
• Periksalah kepekatan tinta,
• Aturlah posisi pengkopian, apakah aka diperbesar, diperkecil, atau ukuran biasa (100%),
• Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan,
• Bila kita mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil kopi, karena bila terlalu banyak dan terus-menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil, yaitu akan kehitam-hitaman,
• Kalau sudah siap, mulailah pengkopian dengan menekan tombol start,

2. FAKSIMILE

• Letakkan dokumen yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah,
• Tekan jumlah halaman yang diinginkan,
• Kemudian tekan tombol yes,
• Apabila muncul tulisan depertemen code pada display tekan nomor,
• Setelah muncul tulisan quick, tekan keypad,
• Kemudian muncul tanda dial – keypad,

3. MESIN PENJILID

• Masukkan kabel power ke stop kontak,
• Hidupkan mesin (ON),
• Mengatur skala ketebalan pasak pinggir dengan front paper stopper,
• Mengatur skala lebar sempitnya pisau binding dengan paper edge guide,
• Mengatur skala lebar sempitnya penjepit binding dengan slot,
• Jika sudah pasti, langkah-langkah kerjanya adalah sebagai berikut

    Binding Plastik:

• Masukkan kertas yang akan dilubangi max 5 lembar ke parit pisau plastic,
• Tekan tombol pelubang pancing,
• Pasang plastic binding pada jeruji binding,
• Tarik handle kearah badan kita secukupnya,
• Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding sescara merata,
• Dorong handle ke depan

   

    Binding Kawat

• Masukkan kertas yang akan dilubangi max 5 lembar ke parit pisau kawat,
• Tekan tombol pelubang dengan punching switch,
• Pasang kawat binding pada penjepit dinding dengan press sheet,
• Atur ketebalan balok pressing dengan adjuster,
• Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada dinding secara merata,
• Tahan kertas tegak lurus pada lubang pressing,
• Handle pelan-pelan kearah badan kita.

4. MESIN PENGHANCUR DOKUMEN

• Masukkan kabel power ke stop kontak,
• Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON-OFF,,
• Kertas yang akan dihancurkan/dimusnahkan didorong perlahan-lahan ke arah pemotong kertas,
• Ukuran leher pemotong kertas antara 220 mm – 450 mm (sesuai dengan yang dikehendaki),

5. MESIN PEMOTONG KERTAS

• Susun kertas yang akan dipotong dengan rapi,
• Buka mulut mesin dengan cara memutar alat pemutar proses ke kanan,
• Masukkan kertas ke mulut mesin,
• Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi penekan ke kiri,
• Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan,
• Dorong lengan mesin kedepan sampai kertas yang ada di mulut mesin terpotong semua.

MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

KD 1

MEMILIH PERALATAN KANTOR

A.      INDIKATOR:

1. Menjelaskan pengertian perbekalan kantor
2. Menyebutkan macam-macam perbekalan kantor
3. Menjelaskan langkah-langkah penanganan perbekalan atau perlengkapan kantor

B.       MATERI

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari penggunaan peralatan kantor yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya peralatan kantor yang memadai tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana peralatan kantor yang ada.

1.  PENGERTIAN PERBEKALAN KANTOR

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

2.  MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

a.   PERABOT KANTOR

Yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

b.   PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN KANTOR

Yaitu barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

-  Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

   Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

-  Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

c.   MESIN KANTOR

Adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

d.   PESAWAT KANTOR

Yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

e.   INTERIOR KANTOR

Yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

3.   PENANGANAN  PERLENGKAPAN KANTOR

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

a.   PENGADAAN

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

b.   PENYIMPANAN

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

c.   PENGELUARAN

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

d.   PEMELIHARAAN

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

e.   PENGHAPUSAN

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.