3 As2tea Fajar Rini

KD 2
MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

A. INDIKATOR: 

1. Mengenali jenis-jenis mesin kantor
2. Mengoperasikan mesin kantor sesuai dengan teknik pengoperasiannya

B. MATERI 

Pengetahuan mengenai mesin-mesin kantor sangat diperlukan bagi setiap orang yang sudah atau akan memasuki dunia kerja, khususnya di perkantoran. Untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal, seseorang harus terampil mengoperasikan mesin kantor. Pengenalan berbagai mesin kantor dan cara mengoperasikannya dijelaskan secara detail dan sistematis sebagai berikut:

I.  JENIS-JENIS MESIN KANTOR
1. TENAGA PENGGERAK 

• MESIN MANUAL
• MESIN LISTRIK

2. CARA KERJA KOMPONEN MESIN

• MESIN MEKANIS
• MESIN ELEKTRONIK

3. FUNGSI

A. MENGHIMPUN DATA ATAU INFORMASI :

1.  MESIN JILID (binding machine)

Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya. 

Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:

• Mesin penjilid buku
• Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)

Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu:

• Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia)
• Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)

 2. STEPLER (hecht machine)

Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler. Berdasarkan bentuk dan kemampuannya, penjepret kertas dibedakan menjadi tiga, yaitu:

• Penjepret kertas kecil (kemampuan maksimal bisa menjepret kertas 10 lembar)
• Penjepret kertas sedang (mampu menjepret kertas 10-20 lembar)
• Penjepret kertas besar (mampu menjepret kertas 20-150 lembar)

B. MESIN PEMISAH

1. MESIN PEMBUKA SURAT (LETTER OPENER)
Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. Ditinjau dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua:

• Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)
• Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

2. MESIN PEMOTONG KERTAS
Ada dua jenis pemotong kertas yang masing-masing dibedakan berdasarkan ketebalannya.

• Guillotine, ukurannya lebih besar dibandingkan paper cutter dan berfungsi untuk memotong rata pinggir dari diktat, buku atau laporan dengan tebal maksimal 6 cm.
• Paper cutter, ukuranya lebih kecil dibandingkan guillotine dan berfungsi untuk memotong kertas maksimum 15 lembar, plastic sheet, aluminium foil, kulit dan offset plate.

3. MESIN PELUBANG KERTAS
Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat digolongkan menjadi tiga.

• Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain.
• Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter
• Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring.

4. MESIN PENGHANCUR DOKUMEN
Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

• Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.
• Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm

C. MESIN PENCATAT DATA

1. MESIN PENOMOR (NUMBERING MACHINE)
Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua:

• Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat sampai enam digit.
• Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit.

2. MESIN TIK (TYPE WRITER)
Mesin ketik atau mesin tik adalah sebuah mesin atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat mencetak huruf atau karakter tertentu pada sebuah medium, biasanya berupa kertas.

3. PENCETAK UANG KERTAS
Berdasarkan komponen dan cara kerja mesin dibedakan menjadi dua yaitu cash register listrik dan cash register elektronik.

D. MESIN PENGOLAH DATA

1. MESIN JUMLAH
Mesin jumlah mempunyai fungsi untuk penjumlahan, pengurangan dan perkalian (+, -, x) sederhana. Dari segi penggeraknya, mesin jumlah dapat dibedakan menjadi dua, yaitu mesin jumlah manual dan mesin jumlah listrik.

 

2. MESIN HITUNG
Menurut komponen dan cara kerjanya mesin hitung dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

• mesin hitung manual (manual calculating machine), digerakkan dengan tenaga tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.
• mesin hitung listrik (electric calculating machine), melakukan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian
• mesin hitung elektronik (electronic calculatiang machine), memiliki fungsi sama dengan mesin hitung manual dan elektrik.

3. KOMPUTER
Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Bisa juga untuk melakukan perhitungan, mencatat data, menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media komunikasi.

E. MESIN PENGGANDA

1. MESIN STENSIL MANUAL
Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya

2. MESIN STENSIL SPIRITUS
Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator)

3. MESIN FOTOCOPI
Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran.

F. MESIN KOMUNIKASI

• Telepon,
• Telex,
• Faksimile,
• Modem,
• Intercom,
• Radio paging,
• Teleprinter,
• Telefoto,
• Telecopier,
• Handy talky (HT),

G. MESIN MENGAMAN DAN PENYAMAN

• Pengaman data (data safes),
• Kipas angin (fan),
• Air conditioner (AC),
• Tirai udara (air curtai

H. MESIN PENGONTROL

• Mesin presensi,
• Close circuit television (CCTV).

II. MENGOPERASIKAN MESIN KANTOR
1. MESIN FOTOCOPY

• Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON,
• Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan,
• Pasang kertas secukupnya pada baki kertas,
• Persiapkan dokumen yang akan dikopi,
• Periksalah kepekatan tinta,
• Aturlah posisi pengkopian, apakah aka diperbesar, diperkecil, atau ukuran biasa (100%),
• Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan,
• Bila kita mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil kopi, karena bila terlalu banyak dan terus-menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil, yaitu akan kehitam-hitaman,
• Kalau sudah siap, mulailah pengkopian dengan menekan tombol start,

2. FAKSIMILE

• Letakkan dokumen yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah,
• Tekan jumlah halaman yang diinginkan,
• Kemudian tekan tombol yes,
• Apabila muncul tulisan depertemen code pada display tekan nomor,
• Setelah muncul tulisan quick, tekan keypad,
• Kemudian muncul tanda dial – keypad,

3. MESIN PENJILID

• Masukkan kabel power ke stop kontak,
• Hidupkan mesin (ON),
• Mengatur skala ketebalan pasak pinggir dengan front paper stopper,
• Mengatur skala lebar sempitnya pisau binding dengan paper edge guide,
• Mengatur skala lebar sempitnya penjepit binding dengan slot,
• Jika sudah pasti, langkah-langkah kerjanya adalah sebagai berikut

    Binding Plastik:

• Masukkan kertas yang akan dilubangi max 5 lembar ke parit pisau plastic,
• Tekan tombol pelubang pancing,
• Pasang plastic binding pada jeruji binding,
• Tarik handle kearah badan kita secukupnya,
• Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding sescara merata,
• Dorong handle ke depan

   

    Binding Kawat

• Masukkan kertas yang akan dilubangi max 5 lembar ke parit pisau kawat,
• Tekan tombol pelubang dengan punching switch,
• Pasang kawat binding pada penjepit dinding dengan press sheet,
• Atur ketebalan balok pressing dengan adjuster,
• Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada dinding secara merata,
• Tahan kertas tegak lurus pada lubang pressing,
• Handle pelan-pelan kearah badan kita.

4. MESIN PENGHANCUR DOKUMEN

• Masukkan kabel power ke stop kontak,
• Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON-OFF,,
• Kertas yang akan dihancurkan/dimusnahkan didorong perlahan-lahan ke arah pemotong kertas,
• Ukuran leher pemotong kertas antara 220 mm – 450 mm (sesuai dengan yang dikehendaki),

5. MESIN PEMOTONG KERTAS

• Susun kertas yang akan dipotong dengan rapi,
• Buka mulut mesin dengan cara memutar alat pemutar proses ke kanan,
• Masukkan kertas ke mulut mesin,
• Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi penekan ke kiri,
• Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan,
• Dorong lengan mesin kedepan sampai kertas yang ada di mulut mesin terpotong semua.