MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

KD 1

MEMILIH PERALATAN KANTOR

A.      INDIKATOR:

1. Menjelaskan pengertian perbekalan kantor
2. Menyebutkan macam-macam perbekalan kantor
3. Menjelaskan langkah-langkah penanganan perbekalan atau perlengkapan kantor

B.       MATERI

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari penggunaan peralatan kantor yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya peralatan kantor yang memadai tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana peralatan kantor yang ada.

1.  PENGERTIAN PERBEKALAN KANTOR

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

2.  MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

a.   PERABOT KANTOR

Yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

b.   PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN KANTOR

Yaitu barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

-  Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

   Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

-  Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

c.   MESIN KANTOR

Adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

d.   PESAWAT KANTOR

Yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

e.   INTERIOR KANTOR

Yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

3.   PENANGANAN  PERLENGKAPAN KANTOR

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

a.   PENGADAAN

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

b.   PENYIMPANAN

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

c.   PENGELUARAN

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

d.   PEMELIHARAAN

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

e.   PENGHAPUSAN

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.